散らかった業務を、
読める構造に。

イベント会場で紙のアンケートを回収し、終了後に内容を確認しながらExcelへ入力・集計していました。すべてのアンケートをまとめて処理するため、集計結果がまとまるまでには約1週間を要していました。

Microsoft Accessでイベント出品作品をデータベース化し、アンケート集計機能を追加。紙のアンケートは残しながら、毎日の終了時にその日の回答を入力する運用へ変更し、最終日には集計結果を出力できる状態にしました。

イベント終了直後の問題意識が残っている段階で、上長や関係職員と課題や改善点を共有できるようになりました。

屋外作業を行う職場で、作業手順の多くが経験や口頭での説明によって伝えられていました。指導する人によって説明内容や方法に違いがあり、新しく入った社員にとって作業全体を理解しにくい状態でした。教育の時間は設けられていましたが、手順や機械の仕組みを体系的に確認できる資料が十分ではありませんでした。

自ら現場で行っていた作業を整理し、手順を文章と図にまとめました。教育時にはPowerPointを使って作業の流れを説明し、Wordで作成した作業手順や機械の仕組みに関する資料も配布しました。

個人の経験だけに頼るのではなく、共通の資料を基準として作業を確認できるようにすることで、作業手順と知識のばらつきを抑え、一定の水準で作業を行える環境づくりにつなげました。

広い範囲を扱う事業において、利害関係人や第三者から特定区画の図面取得申請があった場合、広域図面の中から対象区画を探し出す必要がありました。その後、必要な区画だけを切り出し、不要な情報を除いて個別の図面を作成し、稟議を行っていました。工程が多いため、申請から交付まで1週間以上かかることがありました。

当時導入されていたFileMakerを活用し、あらかじめ区画ごとの図面を作成してデータベース化しました。必要な区画を検索し、登録されている図面をそのまま印刷できる仕組みに変更しました。

申請のたびに対象区画を探して図面を作り直す工程が不要となり、図面交付までに必要な時間の中心を稟議手続きまで縮めることができました。